СБП для поставщиков гостиниц, ресторанов и кафе (HoReCa) и регулярных расчетов с покупателями

Ресторан несколько раз в неделю заказывает продукты, напитки, упаковку и хозяйственные товары. Поставщики принимают заявки от десятков заведений, подтверждают ассортимент и выставляют счета. Прежде чем передать очередной заказ на сборку, менеджеру нужно убедиться, что деньги поступили. При большом числе поставок такая проверка отнимает время и задерживает работу склада.

При расчетах между организациями и индивидуальными предпринимателями (B2B) Система быстрых платежей (СБП) позволяет оплачивать счета по ссылке. Если прием платежей интегрирован с учетной системой, поступление автоматически сопоставляется с заказом. Поэтому СБП для поставщиков гостиниц, ресторанов и кафе (HoReCa) полезна не только скоростью перевода: менеджер раньше узнает об оплате и может быстрее передать заказ в работу.

Покупатель согласовал закупку и готов заплатить. Ему нужно получить счет, перенести реквизиты в платежное поручение банку и подтвердить перевод. После этого менеджер поставщика ждет подтверждения оплаты от бухгалтерии или сам ищет поступление. Затем он сообщает складу, какой заказ можно собирать.

Когда ресторан или кафе заказывает товар несколько раз в неделю, сотрудники повторяют эти действия для каждой поставки. Похожие суммы и несколько заказов от одного покупателя усложняют поиск, как и случаи, когда покупатель оплатил счет частично или перечислил деньги сразу за несколько поставок.

Расчеты с поставщиками гостиниц, ресторанов и кафе (HoReCa) требуют меньше ручной работы, когда платежная ссылка относится к конкретному заказу, а информация об оплате поступает в учетную систему.

После согласования ассортимента и суммы поставщик формирует счет, одноразовую платежную ссылку или QR-код и направляет заказчику для оплаты. При формировании этой ссылки поставщик указывает не только сумму платежа и НДС, но и номер заказа/счета (в назначении платежа). Когда на стороне заказчика расход согласован, ответственный за операцию сотрудник открывает ссылку, проверяет данные в банковском сервисе и подтверждает перевод с расчетного счета организации. Изменить сумму или назначение платежа он не может.

Оплата заказов через СБП для бизнеса избавляет от ручного переноса банковских реквизитов и связанных с этим ошибок. Так как в назначении платежа указан номер заказа или счета, ссылка остается связанной со счетом, поэтому заказчику проще проверить, за какую поставку он перечисляет деньги.

Чтобы менеджеру не приходилось искать каждую оплату, поставщик настраивает обмен данными между банком и учетной системой. Банк по итогам каждой операции передает статус оплаты, а система по идентификатору (например, номеру заказа), указанному в назначении платежа, находит соответствующий счет и заказ. Менеджер видит подтверждение и передает товар на комплектацию.

Если отгрузка зависит от предоплаты, такой обмен сокращает ожидание между поступлением денег и началом сборки. Сотрудникам не нужно каждый раз обращаться в бухгалтерию и вручную передавать подтверждение складу.

Данные по таким операциям также отображаются в банковской выписке, как и обычные платежи, и могут использоваться для учета и сверки поступлений.

Сеть может закупать товар для нескольких заведений у одного поставщика. Чтобы не путать поставки, в карточке заказа указывают ресторан, договор и подразделение, на которое относится расход. Счет и платежная ссылка хранятся в той же карточке.

Если головная компания платит сразу за несколько ресторанов, стороны заранее определяют, какие счета покрывает общая сумма. Эти сведения нужны для правильного распределения оплаты в учете.

Корпоративные платежи через СБП встраиваются в действующее согласование: закупочная служба проверяет ассортимент и цену, финансовая — бюджет и срок платежа, уполномоченный сотрудник подтверждает перевод. Платежная ссылка упрощает оплату уже согласованного счета.

Поставщик может разместить каталог товаров на портале для корпоративных покупателей. Пользователь входит в личный кабинет от имени организации или предпринимателя, выбирает товары, подтверждает адрес доставки и получает счет. Рядом со счетом доступна ссылка, кнопка либо QR-код для оплаты.

Такой портал для корпоративных покупателей (B2B-портал) связывает оформление заказа, оплату и информацию о сборке. Чтобы получать платежные данные, его подключают к банку или поставщику платежного решения через программный интерфейс (API). Доступные функции описаны в документации выбранного решения: например, создание ссылки и получение статуса оплаты.

Одноразовая платежная ссылка формируется для конкретного заказа и суммы. Система заранее знает, к какому счету относится ожидаемое поступление, поэтому его проще сопоставить автоматически. Этот вариант удобен, когда на каждую отгрузку выставляют отдельный счет.

Многоразовая платежная ссылка подходит для повторных оплат или пополнения лицевого счета. В этом случае плательщик самостоятельно вводит сумму НДС и назначение платежа. Когда одна ссылка используется для разных заказов, для сопоставления нужны дополнительные данные: например, номер счета в назначении платежа. Выбор зависит от того, как поставщик выставляет счета и учитывает поступления.

Предоплата через СБП позволяет получить деньги и передать заказ на сборку в любое время, включая вечер и выходные. Это удобно, если поставщик принимает срочные заявки и склад готов их обработать.

При постоплате покупатель перечисляет деньги за уже полученный товар, а поставщик связывает поступление с соответствующим счетом. Здесь оценивают скорость получения оплаты и затраты времени на сверку. При предоплате — время до начала сборки заказа.

До подключения поставщик выбирает группу похожих заказов и фиксирует, сколько времени уходит на оплату, проверку поступлений и передачу на склад. После подключения сравнивает те же показатели:

• время от согласования заказа до поступления денег;

• время от оплаты до передачи заказа на сборку;

• долю поступлений, автоматически связанных с заказами;

• число платежей, потребовавших ручной проверки;

• затраты времени менеджеров и бухгалтерии на сверку.

Автоматизация платежей поставщикам дает практический результат, когда сотрудникам реже приходится искать поступления и повторно вводить данные. Например, если раньше менеджер ждал проверки выписки, а теперь видит оплату в карточке заказа, можно измерить, насколько раньше заказ передают на склад. Так становится понятно, что изменилось в ежедневной работе и стоит ли подключать остальных покупателей.

Ресторану важно получить продукты до начала работы кухни, гостинице — вовремя пополнить запас расходных материалов для встречи гостей. Если заказ готов к сборке и поставщик ждет только предоплаты, СБП помогает избежать задержки на этом этапе. Деньги поступают, учетная система связывает оплату с заказом, и менеджер передает его на склад без ожидания ручной сверки. Это помогает избежать накладок и обеспечить бесперебойную работу.